Etikette Tipps für die perfekte Mail von Andreas Heimann

Datum: 06.05.2009     Autor: Nicole Peters

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Rund um die E-Mail/SERIE
Von der Anrede bis zur Signatur: Etikette-Tipps für die perfekte Mail
Von Andreas Heimann, dpa
(Mit Bild tmn07 vom 04.08.08) =

 München (dpa/tmn) - Die E-Mail hat nicht den besten Ruf. Oft wird
ihr vorgeworfen, in Massen aufzutreten und zur Plage zu werden. Und
auch sonst muss sie sich einiges vorhalten lassen. Dabei hat sich
manches im E-Mail-Verkehr, was Etikette-Wächter bemängeln, inzwischen
gebessert. Es bleibt aber noch viel zu tun.

 ?Heute werden Regeln beim E-Mail-Verkehr durch die Bank stärker
beachtet?, sagt Prof. Jürgen Plate. ?Am Anfang vor 25 Jahren war der
Kreis der E-Mail-Nutzer noch sehr überschaubar?, erzählt der
Wissenschaftler von der Hochschule München. ?Da kannte man sich, alle
haben sich geduzt.? Inzwischen sei die E-Mail dagegen
Standard-Kommunikationsmittel, und mit dem Duzen sei es vorbei.

 Längst nicht mehr üblich, außer vielleicht unter Jugendlichen, ist
der geballte Einsatz von Abkürzungen: Kryptische Kürzel im
Geschäftsverkehr seien auch extrem unhöflich, gibt Michael Klein,
Business-Etikette-Trainer aus Essen, zu bedenken. ?Viele
Rechtschreibprogramme bügeln das inzwischen automatisch aus.? Aus
?mfg? wird dann im Text sofort ?mit freundlichen Grüßen?.

 Auch andere Phänomene aus der Frühzeit des Mail-Verkehrs sind
weniger geworden: ?Der überhöhte Gebrauch von Emoticons wirkt
inzwischen peinlich?, sagt Prof. Plate. Die Mail sei so zu behandeln
wie Fax oder Brief - im beruflichen Umfeld fallen lustige
Zeichenkombination einfach aus dem Rahmen. ?Der Stil im
E-Mail-Verkehr ist allerdings tendenziell immer noch etwas weniger
formell.?

 Auf die Anrede zu verzichten, sei aber ein Etikette-Verstoß - auch
über der Mail sollte ?Lieber Herr Müller? stehen. Sich kurz zu
fassen, ist dagegen sowohl höflich als auch pragmatisch: ?Angesichts
der vielen Mails, die man bekommt, ist es immer besser, knapp zu
formulieren?, sagt Prof. Plate. Unverzichtbar sei, der Mail eine
Struktur zu geben: ?Das Wichtige gehört nach oben.? Grob unhöflich
ist dagegen, komplette Mailwechsel mit etlichen Einzelmails zu
verschicken, die unten dranhängen.

 Problematisch ist auch, die Nachricht ausschließlich in die
Betreffzeile zu packen. Das sei im privaten Mail-Verkehr in Ordnung,
wenn sich Absender und Empfänger kennen, sagt Martina Dressel,
Expertin für E-Mail-Etikette aus Freital (Sachsen). ?Das geht nicht
in offizieller Geschäftskorrespondenz.? In jedem Fall sollte auch
erkennbar sein, dass im eigentlichen Textfenster nichts mehr folgt.
?Am besten man schreibt "- Ende -" am Schluss seiner Mitteilung?,
empfiehlt Dressel.

 Mails ganz ohne Betreffzeile hält die Expertin ebenfalls für nicht
akzeptabel: ?Der Betreff ist schließlich auch der Türöffner, der mit
dazu beiträgt, dass sie schnell gelesen und bearbeitet wird?, sagt
Dressel. Tatsächlich habe sich das auch spürbar gebessert.

 Lästig und nach wie vor verbreitet sei dagegen die Unsitte, ganze
Adressketten in das betreffende Adressfeld zu schreiben. Das sei
nicht nur aus Datenschutzgründen bedenklich, sagt Dressel.
Schließlich werden auf diese Weise Dutzende von Mail-Adressen
offengelegt. Es sei vor allem ein Problem, wenn einer der Empfänger
einen Virus auf dem Rechner hat und sich dieser per Mail dann an die
übrigen Angeschriebenen verbreiten kann. Im Geschäftsumfeld sei es
besser, für solche Zwecke spezielle Serienbrief-Software einzusetzen,
die dann jede Mail einzeln verschickt.

 Unhöflich sei außerdem, den Empfänger mit Datenmengen zu belasten,
die an seine Kapazitätsgrenzen gehen. ?Speicherplatz ist nicht mehr
das Thema wie vor zehn Jahren?, sagt Martina Dressel. Viele
Mail-Versender verleitet das zu völliger Ignoranz. ?Die Anlagen
werden immer umfangreicher.? Eine gute Alternative sei häufig,
schlicht einen Link zu verschicken - und in jedem Fall besser als
einen grafisch hochgestylen Newsletter, der das Postfach verstopft.

 Auch bei der Signatur am Ende der eigenen Mail ist Kürze gefragt:
?Nur 5 Zeilen Text, aber 20 Zeilen Signatur, das geht gar nicht?,
sagt Prof. Plate. ?Auch Ort und Straße samt Hausnummer gehören in
eine einzige Zeile.? Fehlen sollte die Signatur in keinem Fall - auch
wenn das nach Beobachtung des Wissenschaftlers zunimmt. ?Dagegen sind
digitale Visitenkarten überflüssig.?

 Um einen professionellen Eindruck zu machen, sollten berufliche
Mails auch immer vom Account am Arbeitsplatz verschickt werden.
?Private und geschäftliche Mails trennt man am besten strikt.? Das
hilft auch, arbeitsrechtlichen Ärger zu vermeiden: Viele Arbeitgeber
erlauben die private Nutzung des Accounts schließlich gar nicht.

 INFO-KASTEN: Auch für Mails gilt: In der Kürze liegt die Würze

 Auf alles, was dem Gegenüber unnötige Arbeit macht, sollte
verzichtet werden. Das gilt zum einen für die Länge der Mail, sagt
Michael Klein, Experte für Business-Etikette in Essen. Auch das
Schriftbild sollte keine Mühe machen: ?Pergamenthintergrund verbietet
sich von selbst.? Am besten sei klassische schwarze Schrift auf
weißem Grund. Zu empfehlen sei außerdem, die Mail logisch zu
strukturieren. Dabei helfen zum einen Absätze.

 Vernünftig ist aber auch zu überlegen, was genau mitgeteilt werden
soll. Weil sich Mails so schnell verschicken lassen, sei die
Versuchung groß, darüber nicht nachzudenken und einfach eine weitere
zu schreiben, wenn etwas vergessen wurde. ?Da ist ein bisschen
Disziplin schon sehr hilfreich.?
dpa/tmn ah sa wi


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